Jak dlouho se musí uchovávat nákladní listy CMR?

Po určité době zabírá papír – především nákladní listy CMR tisíců uskutečněných cest – tolik místa v mé kanceláři, že jsem nucen je vyhodit, nebo bych si musel pronajmout extra skladovací prostor.

Kdy je mohu zlikvidovat, s jistotou, že je už nebudu potřebovat?

Odpověď: existuje několik lhůt, jelikož nákladní list CMR zasahuje do několika právních oblastí.

Nákladní list CMR není pouze dokument, který uvádí a dokazuje existenci přepravní smlouvy a její přesné podmínky, ale také slouží jako kontrolní doklad pro veřejnou správu, a také jako daňový doklad, DPH atd. Každá z těchto různých normativních oblastí, veřejného nebo soukromého práva, má své vlastní termíny, které nejsou ve vzájemném souladu ani jednotné.

Proto je třeba prověřovat jednu po druhé.

Začněme čistě komerční, tzn. jako doklad smlouvy o mezinárodní silniční přepravě zboží. Úmluva CMR, která uvádí mnoho položek do nákladního listu – data a klauzule, které má zahrnovat, funkce, které plní, atd. – nikde neuvádí, jak dlouho je nutné jej uchovávat, jakmile je služba dokončena, tzn. zboží dodáno příjemci. Je tedy nezbytné dodržet maximální lhůtu, v níž lze uplatnit nárok, tj. Promlčecí lhůtu pro nároky (článek 32). Toto ovšem opět není jednotné, protože záleží na tom, proč – a kdo činí nárok a proti komu. Obecně je to jeden rok, ale tento rok se začíná počítat rozdílně: pokud se jedná o částečnou ztrátu, poškození nebo zpoždění, ode dne dodání zboží; je-li to však úplná ztráta, od třiceti dnů od ukončení dohodnuté přepravní lhůty, která se v praxi stává třináctiměsíční lhůtou, nebo v případě neexistence této lhůty, od šedesáti dnů od nabytí zboží do místa původu – v praxi, tedy čtrnáct měsíců-; konečně ve všech ostatních případech (včetně nároků dopravce, například na úhradu nákladů) po třech měsících od stanovení přepravního termínu – tedy patnáct měsíců.

Ale to není vše. Pokud došlo k podvodu nebo porušení, které je rovnocenné podvodu ze strany dopravce nebo uživatele (například neodůvodněnou neochotou zaplatit cenu za dokonale splněnou službu), pak se lhůta prodlužuje na tři roky. Nejistota vyplývá z toho, že a priori není jasné, zda se jedná o podvod nebo porušení rovnocenné podvodu, poté co se žalobce dovolává, pouze soudce nebo rozhodčí komise pro dopravu, na konci soudního nebo rozhodčího řízení, po předložení rozhodujících důkazů toho, co se stalo (fakta), atd., určuje, zda k podvodu došlo či nikoliv.

Z hlediska obchodních vztahů. Nákladní list také slouží jako kontrolní dokument pro Dopravním úřad (čl. 222 Rott). Nařízení FOM / 2861/2012 ze dne 13. prosince 2012 říká, že nákladní list slouží jako kontrolní doklad, pokud obsahuje údaje, které uvádí, kromě těch, které stanoví obchodní legislativa, DIČ každé společnosti, která se podílí na přepravě a registraci použitého vozidla, a také uvádí, že v mezinárodním cestovním ruchu slouží nákladní list CMR dle těchto požadavků jako kontrolní doklad (čl. 2.2). Podle stejného nařízení jsou společnosti povinny tyto přepravní listy uchovávat k dispozici Dopravnímu inspektorátu po dobu jednoho roku (čl. 9.1).

Také proto, že nákladní list může požadovat daňová agentura jako důkaz příjmů nebo výdajů například DPH, atd, rovněž je třeba vzít v úvahu zákon o obecných daních (zákon 58 / 2003 ze dne 17. prosince), který stanovuje promlčecí lhůtu čtyři roky (článek 66, a také článek 189.2 – uvádí deset let pro kontrolu základů nebo splátek.. čl. 66bis.2-).

Ostatně, aby se zabránilo možnému mimosmluvnímu nároku – tj. třetí straně, mimo přepravní smlouvu – například za škody způsobené vozidlem jiným účastníkem provozu, majiteli zařízení, kde je prováděna nakládka či vykládka, atd., je stanovena obecná promlčecí doba pět let (občanský zákoník, nový článek 1964).

Pro „klid v duši“ je třeba předvídat různé situace, v nichž dopravní společnost může potřebovat nákladní list CMR. Proto doporučujeme dlouhodobější úschovu dokumentů tedy pět let (pro případy ověřování ministerstvem financí, deset).

Vzhledem k obrovské zátěži ohledně nutné předvídatelnosti a náročnosti uskladnění, je třeba se zamyslet nad jednoduchým řešením celého problému, díky využití elektronického nákladního listu -eCMR-, který jako jednoduchý elektronický záznam nezabírá fyzický prostor, ale pouze zanedbatelný objem paměti v našem počítači, nebo jednoduchý přenosný pevný disk, který nosíme v kapse.

Zdroj: transporte3

Překlad: Google Translator

 

Nenechte si uniknout další novinky!
Stáhněte si bluTacho, získáte aplikaci plnou informací, aktuálních zpráv z dopravy a taky spoustu nástrojů pro snadnější řízení. Měsíc na vyzkoušení zdarma.
Share on facebook
Share on twitter
Share on email